活動や時間の使い方を最適化しよう! 活動時間最適化理論

子供たちのイラスト マインド

人生って何?

 物理的には時間の連続だ!

時間の使い方の質を上げればいい人生になるはず、ということで、何かをするやり方や時間の使い方の効率を上げて最適化する方法を探していきます。

今のところの結論は、一番効果の期待できることにリソースをつぎ込んで、その他は全部後回しにする方法です。

人生いろいろやりたいこともあるし、気になること、やっておいたほうがいいことなどたくさんあります。

それらを全部やらないと決められるほどの決断力はなし、状況が変わって必要になることもあるので保留にして後回しにするのが現実的です。

それらはメインの活動ができないような空き時間にやるのもいいです。

そうすれば結果的にひとつにことに集中できるので人生のコスパを高めていくことが出来ます。

良書の読書は学習効率が圧倒的に高いので、読書の時間も無理のない範囲で、できれば毎日確保できるといいです。

まとめると、メインの活動以外は後回しにしつつ読書時間は確保するのがいい、ということになります。

人間、毎日疲れる生き物なので休む必要があります。

その休み時間に読書やその他の保留したことが出来ると効率がいいです。

リフレッシュのための休憩は必要

何かの目的のためにより多くの時間をつぎ込めば効率がよさそうですが、実はそうでもありません。

がんばりすぎは返って効率を落として、モチベーションも下げてしまう恐れがあります。

体の疲れは睡眠などで、心の疲れは趣味や娯楽などでリフレッシュしていくのが正解です。

普通の人にとっては休憩やリフレッシュは必須と考えておいていいです。

誰でもやる気がなくなることはある:理性的に対応すべき

やる気というのは気持ちですから出るときもあれば出ないときもあります

気持ちは本人にとっては大事なことですがビジネスや他人にとってはあまり関係ありません。

大切な気持ちというのもありますが、それ以外のやる気のなさなどのネガティブな気持ちに左右されていては何も続けられなくなってしまいます。

気持ちはあまり重視しすぎないで頭で考えてやりたかったことや目的を達成していったほうがいいです。

25分働いて5分休むポモドーロ・テクニック

休憩の取り方は諸説ありますが、個人差もあるので自分に合ったものを探すのがベストのようです。

理論的にはポモドーロが効率的です。

人の集中力は2時間くらいで切れると分かっているので休憩自体は必要です。

休憩しない人というのはどこかで自然に手を抜いているはずなので効率が落ちているはずです。

人の意識は15分で切り替わるので休憩は15分以下のほうが元の作業に戻りやすくなるので効率的です。

ポモドーロの5分休憩だと元の作業に戻るための頭の切り替えも速くなるので、切り替えという点でも優秀です。

とはいえ、やはり個人差があるので2時間以内に15分以内の休憩を1~4回くらい取りつつ、最適な状態を探していけばいいでしょう。

いい人間関係を作れないと幸せになれない

何かを成し遂げるには効率思考が大事ですが、人生全体の目的を考えると人としての幸福も考えないといけません。

幸福は良好な人間関係から生まれるというのがハーバード大学の75年に渡る調査で明らかになっています。

日米だと国民性が少し違いますが、それは文化や価値観の違いであって人としての本質的な部分は同じなので信用していいでしょう。

「ビジネスに成功し大金を手に入れたが家族や友人はいなくなった」という人生はあまり幸せなものとはいえません。

ビジネスも幸福も両方手に入れるなら、家族や友人との関係も大切にして趣味などリフレッシュする時間でみんなが幸せになれるような時間を持つと効率がいいです。

ビジネス自体も最終的には多くの人々の幸福につながる形にしていくといいです。

大企業の社長が我社は社会貢献が目標だなどと言うことがありますが、あれは意外と本音を言っていることが多いのではないでしょうか。

そうしないと幸せになれないということね

活動時間の最適化

孫子いわく「拙速は巧遅に如かず」といって、遅いけど優れた仕事よりも下手でも速い仕事のほうが勝っていると言っています。

仕事にもよりますがオンリーワンのクリエイティブな仕事以外は速いほうがいい仕事で価値があるということです。(もちろん速くて優れているのが一番)

完璧主義が効率が悪いので60点くらいのギリギリ合格ラインを突破したらすぐに次の作業や目的に移ったほうが効率的です。(例:アップルの6割リリースのプロダクトファースト)

多くの仕事は8割までは効率がいいのですが、最後の2割を仕上げるには時間がかかるので効率が悪くなります。

効率のいいやり方を維持したほうがいいという考え方です。

特にネット社会になって情報伝達の速度が上がり社会の変化が全体的に速くなっている現代では質よりも変化に対応できるスピードのほうが重要になっています。

仕事は昔から早いほうがエライという世界だったんだが、それがもっと意識されるようになってきたということだ!

さけるべき完全主義的な行動
  1. 品質重視で時間の無駄という意識が弱い
  2. 丁寧にしすぎてしまう(重要度の低い細分にはこだわらずギリギリを狙う)
  3. 細かいことを気にしすぎてしまう(本当は省略できることが多い)
  4. 文字通り完璧な出来や状態を維持することにこだわる

活動の優先順位:メインの活動以外は全部後回し、でも読書と情報収集は必須

基本的には誰でも大事なことからやっているはずですが、知らず知らずのうちに優先度のひくいことをやってしまっていることがあります。

優先することより優先しないでいいことを意識することで効率の悪いことに時間を取られることをさけていくのがいいです。

気になることについてですが、すぐ終わるならいいですがある程度時間がかかるようなら後回しにしたほうが効率が上がりやすいです。

実際に対応しなくても対応の仕方や時間を決めておけば心の中で整理がつくのであまり気にならなくなります。

自分で分かることや調べられることを調べ終わり、いつどうするかということろまで決めておけば、その時点では最適なタイミングで対応できるはずなので後回しにすることができます。

対応できるならやってしまったほうがよさそうなイメージもありますが、実際に対応するとまた新しい問題が出てくることがあるので後回しにして保留してしまったほうがメインの活動にリソースが使えるようになるので効率がよくなります

さけるべき優先度の低い行動
  1. 遠い将来への投資としての勉強・読書(すぐ確実に役に立つ勉強をすべき)
  2. メイン活動と関係がありそうにみえても、実は影響が小さいものに時間を使わない
  3. 先にする掃除や片付け(作業興奮でやりすぎてしまいがち)
  4. 気になることを先にやってしまう(やるとまた気になることが出てくるので後回しにしてメインの活動にリソースを渡す)

読書と情報収集の必要性:後回しでもやっておくべき

良書の読書は自分を成長させるのにとても効率がいいです。

時間がないときでも週何時間などと決めて読書するべきです。

メインの活動や仕事は何かを作ったり外部の状態を良くしていくという自分以外へのアプローチですが、読書は自分を高めていくというアプローチです。

自分が成長すればメインの活動の効率も上がるので結果的にコスパのいい時間の使い方になります。

情報収集は孫子の兵法でもすすめているようにとても重要なことです。

孫子は情報においてはライバルよりも常に上回っているべきだと説いています。

孫子の兵法は戦争戦略なのでスパイを使った諜報活動のことを言っているのですが、現代の私たちにとってはネットや人を介した情報収集にあたります。

誰でも大事なことを知らなかったばかりに損をしたり失敗して後悔した経験があるはずです。

それだけ知っているということには価値があるということです。

情報収集に役立つネットサイトや人脈は強力な武器になるので得られるように日頃から努力しておくべきです。

できればメインの活動の休憩時間などの空き時間を当てられると効率がいいです。

思い立ったが吉日? 消費的活動と創造的活動

消費的活動とは似たことを繰り返す作業的な活動のことです。

一瞬のクオリティよりも作業全体でのパフォーマンスを上げたほうが効率的なので、いいアイディアが思いついてもいつもの決まったやり方をまずは優先すべきです。

創造的活動は芸術や音楽、小説、科学研究など世の中にない違うものを作り出す活動のことです。

これは一瞬のひらめきを逃すと感覚が戻らなくなったりするのですぐに試したり行動するほうがいいです。

最悪、メモをとって後回しにすることもできますが、同じインスピレーションが戻るとは限らないのでそのときに対処したほうがいいです。(思い出せないなら大したアイディアではないという可能性も)

見出しの「思い立ったが吉日」は思い出したりやる気になったらすぐ始めたほうがいいということわざです。

今回のテーマとは少し違って、モチベーションが高まっているときが行動のチャンスだと伝えています。

すぐやると問題を先延ばしにするリスクが減るのでこの点でもすぐやることは有利なのですが、やはりものによります。

本当は後回しにしたほうが効率がいいことがあるので注意しましょう。

マルチタスク・シングルタスク論争

ビジネス業界では前はマルチタスクが効率的だといっていたのですが、ここ数年、少なくとも2020年頃からはシングルタスクのほうが効率がいいという見方に変わって来ています。

私の分析ではこれもケースバイケースで効率が変わるのですが、リーダーや管理職はマルチ、一般職・専門職はシングルのほうが効率がいいです。

マルチタスクは複数タスクを並行して処理するのですが、複数のタスクを抱えるリーダーや管理職に向いています。

向いているというよりマルチに処理するしかないのがリーダーや管理職ですね。

シングルはそのたのひとつのことに集中できる人に向いています。

ひとつのことに集中できるチャンスのある人がマルチタスク化してタスクを切り替えると切り替えにかかるコストの分だけ効率が落ちます

切り替えコストは時間や準備、頭の中の情報整理などにリソースが行くので損だということです。

個々の作業は途中で切り替えずにきりのいいところまで進めたほうがいいということを覚えておきましょう。

これはマルチタスクを処理しなければならないリーダーや管理職でも同じなので、リーダや管理職の方も切り替えが少なくてすむ働き方を目指したほうが効率的です。

すぐに処理すべきことと後回しにしていいことの見極めが大事です。

シングルタスク化のポイント

ひとつのことに集中すればいいのですが、それには集中を邪魔するものを取り除いていく必要があります。

やるべきことはどうせ全部やらないといけないのですが、ひとつづつ集中して処理していったほうが効率がいいので、タスクの切り替えを減らしていくといいです。

ポイント「今やるべきことに集中」
  1. 作業中タスクの目標と達成期日を明確化してなるべく守る
  2. 割り込み作業を保留するスキルを身に着ける(後の対応予定を入れたり、メモを活用)
  3. 保留・後回しに出来ることを極限まで保留・後回しにする
  4. 小さな割り込み作業の発生を防ぐ(スマホの電源を切る・メールチェックしない)

迷う原因:決定的な違いないと選びにくい

なぜ集中できないのかというと迷いがあるからです。

なぜ迷うかというと決定的な違いや絶対的な判断基準がないからです。

実際には確実な判断基準がない状態で判断しないといけないことのほうが多いです。

あまり比較すると選びにくくなるので、どうせ大した違いはないはずだからと開き直って比較する時間を制限するとか、一度決めたら比較はやめてそれをしばらくは続けるようにしたほうがいいです。

それが出来るのが決断力というものだ!

人生には進学・就職・結婚などいろいろな本人にとっては選択が難しく、他人からみればさして難しくもない選択肢があります。

これも60点以上の選択が出来れば十分くらいに考えて決めてしまうのでいいと思います。

肝心なのはその後にどれだけいい状態に近づけるかということのはずです。

また一度決めたしまうともう過去には戻れませんので後悔しても時間の無駄です。

今の状況をどれだけよいものに出来るかというのが人生の本誌的な課題ですから、今と比較的近い将来をよくすることを意識して活動していったほうがいいです。

比較して迷いすぎることと、過去など変えられないものに時間やエネルギーを使うことは本当に無駄なので止められるように意識したほうがいいです。

変えられるチャンスのることにリソースをつぎ込んでよくしていくほうが効率的です。

目移りしていいものばかり追いかけてもダメなのよ

情報収集の最適化:どこまで調べるべき?

孫子の兵法でも情報収集は重要で敵よりもこれだけは勝たなければいけないとされています。

孫子は集団戦の戦略で敵やライバルが複数いることを想定しています。

そういう群雄割拠の状態では有効な考え方です。

それと比べ1対1の個人戦やライバルのいないひとり作業ではどうかというと、それでもやっぱり情報が大事なことには変わりません。

極端な例では、自分が見るためだけに絵を描いていて、別にうまくならなくてもいいなら情報収集はいりません。

ですが、少しでもうまくなりたいなら情報収集したほうが効率的です。

何をするにも大抵の場合はいい情報を集めることはとても有効な活動と言えます。

情報収集にリソースを使うことは決して悪いことではなく重要なことです。

問題は情報源の質です。

SNSやテレビなどに頼って情報収集するのは効率が悪いです。

平均すると質が低いので時間をかけた割には大した収穫がないからです。

新聞は特に無駄の宝庫です。

政治や社会批評でもやっていない限りはほとんどの情報が役に立ちません。

読みたい人は読んでもいいですが内容に偏向がかかっていてネットでの再調査が必要になりさらに無駄が増えます。

情報収集ならネットで使うなら欲しい情報をピンポイント探す検索か、それ以外なら情報の質の高さが分かっている本が効率的です。

ここでやっと本題のどこまで調べるべきかというテーマに入ります。

質のいい情報を手に入れる方法はネットで調べれば出てくるでしょうが、最後は自分で判断しないといけないので自分をスキルアップさせていかないといけません。

どこまで調べるべきかというは現実的には時間配分でコントロールするしかありません。

時間配分は情報収集や自分の目的や仕事などメインの活動のスキルで変わってきます。

知らないことばかりだという状態ならどんどん調べて自分の知識を高めていくべきです。

何も知らなければ赤ちゃんと同じで何も出来ません。

だいたい知っている情報しかなくなってきたらもっとアクティブな活動に時間を使ったほうが効率がいいです。

最初は情報収集メインで徐々に行動に活かしていくのがいいです。

いわゆるノウハウコレクターのように行動に活かせないともったいので、出来れば1ノウハウ1アクションくらいのペースで行動に反映させるのが理想です。

人はアプトプットしたときに知識や経験が身に着くので知るだけでは不十分だからです。

行動に役立てることが大事なので、役立ちそうもない知識の収集はあまり意味がないです。

ちなみに趣味や娯楽の情報はそれ自体が楽しみを生むし、その楽しみ自体が目的なので自分が使える空き時間で楽しむのは自由です。

情報収集のポイント
  1. 情報収集自体はとても重要、常に情報レベルでの勝利を目指す
  2. 情報収集に使うコスト(時間・労力・お金)は状況に応じて最適化
  3. 行動に役立てられない知識の収集は控える(趣味・娯楽は別物)

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